REGLEMENT INTERIEUR du 9 Juin 2009,
modifié le 10 Juin 2010 concernant les Candidatures
modifié le 22 janvier 2015 concernant le droit de vote de la Présidente d’Honneur
modifié le 2 juin 2016 concernant l’entrée des membres et la durée des mandats au Conseil d’Administration
Le Lyceum Club International Lille Flandre est une Association apolitique et non confessionnelle de femmes qui se retrouvent pour
partager en amitié des découvertes culturelles.
L’esprit Club doit privilégier l’amitié entre chacune ; les activités en étant le support.
Chaque adhérente participe activement au fonctionnement et à la vie du Club par l’organisation de l’une ou l’autre des activités.
C’est pour elle l’occasion de nous enrichir de ses talents, de ses découvertes et de diversifier nos centres d’intérêt.
Le présent Règlement Intérieur a pour effet de préciser les modalités pratiques du fonctionnement du Club.
Si le besoin s’en fait sentir, ce Règlement Intérieur peut être révisé ou complété par le Conseil d’Administration élu qui tiendra
compte des suggestions apportées par les unes et les autres. Ce règlement modifié sera présenté pour approbation à l’Assemblée
Générale.
Le Conseil d’Administration est composé d’au moins 8 membres élus en Assemblée Générale.
La Présidente d’honneur et la Past-Présidente en font partie d’office.
* Les membres sortants peuvent se représenter deux fois.
* Le Conseil d’Administration choisit parmi ses membres, à bulletin secret, un Bureau
élu pour deux ans rééligible deux fois.
Il est composé de 4 membres :
– la Présidente
– la Vice-Présidente
– la Trésorière
– la Secrétaire
* Lors de la convocation à l’Assemblée Générale, les adhérentes du Lyceum seront avisées des membres sortants.
Chaque adhérente est invitée à faire acte de candidature, sachant qu’elle doit faire partie du Club depuis un an.
VOTE positif à la majorité absolue
Concernant le droit de vote de la Présidente d’Honneur, celle-ci étant d’office membre du CA à vie, elle ne bénéficie pas du droit de
vote. Cependant, en tant que membre cotisant, elle a droit de vote aux Assemblées Générales.
Candidatures :
Seules les adhérentes de plus de deux ans ont la possibilité de proposer un nouveau membre.
Afin de privilégier la diversité des membres de notre Club, chaque marraine ne pourra présenter que deux nouvelles candidatures en
trois ans.
Avant toute demande d’intégration par la marraine, celle-ci aura déjà invité à 2 ou 3 sorties l’éventuelle candidate afin que les
adhérentes de notre Club aient pu faire sa connaissance.
Les admissions se feront en trois étapes :
1°) Présentation à la Présidente du nom de la candidate par sa marraine qui se porte garante de sa filleule, de la motivation de celle-ci
et de la demande par un écrit (lettre ou courriel) de la candidate à la Présidente. Dans son écrit, la candidate ajoutera à ses
coordonnées son nom de jeune-fille, sa profession, sa date et son lieu de naissance.
La marraine organisera une rencontre avec la Présidente qui présentera le Club à la candidate et lui exposera verbalement la vie du
Club et le programme des activités.
La Présidente se chargera d’avertir le Conseil d’Administration de la nouvelle candidature. Il donnera son avis sous huit jours.
2°) Une fois la proposition acceptée par le Conseil d’Administration, le Secrétariat, au nom du CA, la soumettra par courriel à
l’ensemble des adhérentes. Celles-ci auront huit jours pour exprimer à la Présidente, et à elle seule, l’éventuelle raison d’un refus. La
Présidente jugera de la gravité de ce refus. Sa décision sera indiscutable et confidentielle.
3°) La Présidente informera la marraine de la décision finale. Dès lors qu’aucune réaction négative n’aura eu lieu, la candidate sera
définitivement intégrée et recevra des mains de la Présidente le dossier du Club.
Les marraines se doivent d’encadrer leurs filleules et sont responsables de leur intégration.
Candidatures spontanées :
La Présidence organisera une rencontre avec l’éventuelle candidate. Elle sera accompagnée par 2 Lycéennes membres du Conseil
d’Administration. La dépense de la rencontre amicale « autour d’un thé » sera réglée par la trésorerie de notre Club.
Assurance :
Le Conseil d’Administration contractera les Assurances obligatoires.
Trésorerie :
Le compte bancaire est ouvert par la Présidente et la Trésorière. Elles seules ont la signature.
Un seul chéquier est mis en service ; il sera détenu par la Trésorière.
Le montant de la cotisation annuelle est établi par le Conseil d’Administration et voté à chaque Assemblée Générale.
La cotisation reste celle de l’année en cours pour les nouvelles qui entrent avant fin Février ; ensuite elle sera réduite de moitié
jusqu’à l’Assemblée Générale.
Hormis les dépenses courantes découlant de l’activité du Club, ainsi que les frais occasionnés par les déplacements obligatoires de la
Présidente et d’une accompagnatrice, aucune autre dépense ne pourra être faite sans l’accord de la Présidente en liaison avec la
Trésorière sur présentation obligatoire d’un devis et d’une facture venant en confirmation.
Sorties et animations :
1°/ – Organisation :
Il est plus facile et agréable d’être 2 pour organiser une sortie.
Il est souhaité que chaque membre participe à l’organisation d’au moins une activité par an.
Il ne se fera que 2 ou 3 grands déplacements annuels (bus, train).
Lorsqu’un membre organisateur d’une sortie la modifie ou la supprime, il doit prévenir suffisamment à l’avance la coordinatrice,
et elle seule (avec copie à la Présidente), pour trouver des solutions de remplacement à la date retenue sur le calendrier des activités.
Une réponse rapide à une proposition de sortie est indispensable qu’elle soit positive ou négative. Avant de donner cette réponse,
par respect pour les organisatrices et le travail déjà accompli par elles, il est demandé d’accuser réception du courriel dès sa lecture
par un simple “OK bien reçu”.
Les adhérentes sans Internet seront informées par courrier par l’organisatrice.
2°/ – Inscriptions aux Activités :
Les activités sont réservées aux membres du Club sauf exceptions définies au cas par cas avec la Présidente.
Toute inscription à une sortie doit être faite par écrit dans les délais indiqués à l’aide du bulletin-réponse envoyé par les organisatrices
accompagné de la participation financière demandée, soit la totalité du devis, à régler par chèque au nom indiqué.
Un complément pourra être demandé dans le cas d’une augmentation éventuelle du tarif des prestataires.
Ce règlement correspond à un engagement.
Ces versements seront encaissés. Ils permettront aux organisatrices de s’engager financièrement auprès des intervenants
(Bus, SNCF, Guides…).
Dans le cas de sorties nécessitant une grosse mise de fonds, sur présentation impérative du devis à la Trésorière, celle-ci, en accord
avec la Présidente, jugera de l’opportunité de servir de relais en faisant prendre en charge par le compte bancaire du Club une partie
des dépenses. Cette prise en charge sera remboursée au Club par les organisatrices dès réception des versements des quotes-parts
de chacune.
Pour les amies invitées, l’inscription sera majorée de 3€ qui seront versés au compte du Club.
3°/ – Remboursement – Désistement :
– Le Club ne remboursera la somme versée lors de l’inscription qu’uniquement en cas de force majeure ;
et ceci, sur décision de la Présidente et de la Trésorière.
– En cas de désistement la personne inscrite à une sortie doit prévenir immédiatement l’organisatrice
et la Présidente.
Celle-ci établira le montant du remboursement en conformité avec la fiche de procédure.
4°/ – Gestion des Sorties :
Chaque organisatrice de sortie est responsable de son budget.
Des fiches de procédure seront mises à la disposition des organisatrices.
Le budget de chaque sortie doit être équilibré. En aucun cas la trésorerie du Club ne pourra combler les déficits.
Chaque organisatrice communiquera à la Trésorière et à la Présidente le bilan de sa sortie sans oublier de donner le détail des
participations reçues et des factures réglées.
Elle fera également un compte-rendu du déroulement de la journée qu’elle communiquera à la Présidente et à la Responsable de
la Communication. Celle-ci tiendra un “Cahier des Sorties”.
En dessous de 18 inscriptions, aucune sortie avec frais importants tels que Bus ne sera maintenue et les acomptes seront remboursés
à hauteur des sommes récupérées après annulation.
Cependant, si ce nombre n’est pas atteint, les organisatrices peuvent proposer ponctuellement aux participantes de compléter le groupe
par une ou plusieurs de leurs amies afin de partager les frais trop importants. Cela n’est pas considéré comme une demande d’adhésion
au Lyceum. L’organisatrice, une fois informée de l’invitation, préviendra la coordinatrice et la Présidente.
Les organisatrices fourniront à toutes les participantes la liste des inscriptions y compris la liste des invitées éventuelles.
Approuvé par l’Assemblée Générale du 2 juin 2016
La Présidente
Claude Laurent